Naar de bib gaan zal in 29 Limburgse steden en gemeenten de komende week – ruim genomen – niet mogelijk zijn. Want net zoals in Hasselt staat tussen 20 en 27 maart een overschakeling klaar naar het Eengemaakte BibliotheekSysteem. De primeur van een grote gebeurtenis binnen de bibliotheeksector is daarmee voor onze provincie voorzien. Tegen 2022 moeten alle openbare bibliotheken in Vlaanderen op hetzelfde platform draaien.
Bibliotheek Hasselt Limburg sluit vanaf woensdag 20 maart om deze omschakeling te kunnen doorvoeren. Beide vestigingen, Dusart en Kuringen, gaan opnieuw open op dinsdag 26 maart om 14 uur. Dat betekent dat vestiging Dusart tijdens de volgende dinsdagmarkt nog gesloten is. Ook online opzoekingen, over de beschikbaarheid van materialen bijvoorbeeld, zullen intussen niet kunnen gebeuren. De Hasseltse bibtruck rijdt op dinsdagochtend wél gewoon uit en krijgt daarmee de primeur om de werking van het nieuwe systeem mét publiek te controleren.
De krantenlezers kunnen intussen terecht voor het dagaanbod van de Belgische kranten in een tijdelijke leeshoek op de gelijkvloerse verdieping in ‘t Scheep (stadhuis). Er moeten de komende dagen extra exemplaren van Het Belang van Limburg voorzien worden, is de eerste vaststelling na enkele uren. Twintig leesplekken zijn tijdelijk gecreëerd via tafeltjes en enkele banken die een beetje verborgen werden opgesteld langs de monumentale trap. De pop-up leesruimte is open op 20, 21, 22 en 25 maart, telkens tussen 9 en 17 uur. Tegelijk zal er ook altijd iemand van de bibliotheek aanwezig zijn. “Van mij mag zo’n leeshoek hier permanent zijn”, lacht schepen van Bibliotheken El Ouakili die we toevallig tegen het lijf lopen. “Misschien moeten we dat eens bekijken.”
Niemand moet trouwens ongerust zijn over eventuele laattijdige inleveringen en boetes die daaraan gekoppeld zijn, meldt de Hasseltse bibliothecaris Martine Balcer uitdrukkelijk. Omdat het beheerssysteem gedurende bijna een week helemaal plat ligt, houdt men daar rekening mee. Inschrijvingen en lidmaatschappen blijven ook gewoon verder lopen: alle lenersgegevens en hun koppeling met ‘Mijn bibliotheek’ op de bibwebsites blijven behouden.
“Het gaat om complexe software met heel veel configuratiemogelijkheden in onmiddellijke relatie tot de werkprocessen in de bibliotheek zoals aankoop en beheer van collecties, lenersadministratie, uitleenadminstratie, financiën, statistieken, …” bevestigt Johan Mijs van Cultuurconnect. “De gegevens moeten ook netjes worden overgezet uit het oude systeem, en de software is met tal van toepassingen gekoppeld, bijvoorbeeld de bibliotheekwebsite, de zelfuitleenautomaten, barcodelezers, printers enz. Bovendien wordt de software constant aangepast om de bibliotheken nog beter te bedienen.”
Met andere woorden, het gaat wel degelijk om een heel grote verandering. Het hele Provinciale Bibliotheeksysteem waar beide Hasseltse bibliotheken momenteel op draaien – net zoals die 28 andere waar tegelijk dezelfde omschakeling gebeurt -, gaat volledig op de schop. In de plaats komt het eengemaakte systeem dat op termijn in alle Vlaamse openbare bibliotheken moet komen – een beslissing die Vlaams minister van Cultuur Sven Gatz in 2017 doorduwde in overleg met de bibliotheeksector.
Hij legde de uitvoering in handen van vzw Cultuurconnect, een overkoepelende Vlaamse organisatie die haar digitale expertise inzet om een sterke toekomst uit te bouwen voor de hele Vlaamse cultuursector sinds de cultuurbevoegdheden bij de lokale overheden terechtkwamen. De openbare bibliotheken moeten in dat gewijzigde speelveld een belangrijke en zelfs onmisbare rol kunnen blijven vervullen, maar daarvoor was een grondige upgrade van hun werkingsprocessen nodig.
De Vlaamse bibliotheken maken tot vandaag namelijk gebruik van diverse softwaresystemen die niet altijd even compatibel bleken. Die systemen werden bovendien provinciaal geregeld, maar door het wegvallen van de provinciale taken moest er een andere oplossing komen. Minister Gatz maakte daarom einde 2017 vijf miljoen euro vrij voor de nieuwe digitale basisinfrastructuur van de Vlaamse openbare bibliotheken en nog eens twee miljoen daarnaast voor de operationele uitbating ervan.
Het nieuwe systeem moet de werking van de bibliotheken efficiënter en nog digitaler maken, zodat aan de ene kant de bevoegde lokale overheden daar voordeel uit halen – denk bijvoorbeeld aan een rechtstreekse koppeling met het boekhoudsysteem van de gemeente of stad. Maar ook het gebruiksgemak voor de bezoekers van de bib verbetert – en dat sluit dan weer mooi aan bij de groeiende appreciatie voor de bibliotheek als belevingsplek, naast de bestaande basisfuncties.
Wie zijn lidkaart van de bibliotheek kwijt is, kan die in de toekomst bijvoorbeeld eenvoudig en tijdelijk laten blokkeren en dan later deblokkeren. Of wie een boek wil ontlenen dat iemand anders net binnenbracht, zal dat voortaan eenvoudiger kunnen meenemen. En dan spreken we nog niet over het gebruiksgemak via smartphones om snel te kunnen reserveren of verlengen, bijvoorbeeld. Ook moet het nieuwe systeem toelaten dat bibliotheken uit verschillende steden en gemeenten onderling beter en eenvoudiger kunnen samenwerken.
“Het nieuwe systeem moet het bibliotheekwezen op een hedendaagse manier de toekomst in loodsen”, aldus het persbericht dat minister Gatz uitstuurde toen hij het nieuwe bibliotheeksysteem aankondigde in december 2017. “Voor gemeenten met een openbare bibliotheek betekent dit dat ze aan de slag kunnen met een efficiënter systeem. Het uitlenen en innemen van boeken, het inschrijven van nieuwe lezers en alle andere denkbare taken die dagelijkse kost zijn in een lokale bibliotheek worden betrouwbaarder, makkelijker, gebruiksvriendelijker én goedkoper.”
De minister gaf daarbij een hoop cijfers die de schaal van de hele omschakeling duidelijk maken. “De foto van het Vlaams bibliotheekwezen zag er in 2015 zo uit: in 610 locaties in Vlaanderen en Brussel waaronder 313 hoofdbibliotheken en 297 andere bedieningspunten telde het samen ongeveer 1,5 miljoen leners, 20 miljoen bezoeken, 2,9 miljoen titels en 28 miljoen exemplaren. Per jaar gebeuren er ongeveer 40 miljoen uitleningen, 14 miljoen verlengingen en worden er 2 miljoen nieuwe exemplaren aangekocht. Er werken in totaal 3.300 personen, of omgerekend naar voltijdsen zo’n 2.500 personeelsleden.”
“Alle medewerkers van de bibliotheek krijgen tijdens de sluitingsdagen een opleiding voor het nieuwe systeem”, voegt de Hasseltse bibliothecaris Martine Balcer er nog aan toe. Dus denk vooral niet dat al die mensen een hele week met hun vingers gaan zitten draaien. Dat doen ze eigenlijk nooit, tussen haakjes. Al in oktober vorig jaar begonnen in de Hasseltse bibliotheek de voorbereidingen achter de schermen en kregen de eerste medewerkers al een opleiding.
Drie andere Limburgse bibliotheken beten intussen al de spits af. “Niet alle Limburgse biblitoheken zijn immers aangesloten op het Limburgse Provinciaal Bibliotheeksysteem. Bree, Opglabbeek-Oudsbergen en Genk zijn daarom al omgezet in januari en februari”, vertelt Johan Mijs verder.
“Hier in Bree zijn we alvast heel blij met de nieuwe bibliotheekwebsite en -systeem. Alles valt op zijn plaats en vormt stilaan één geheel. Veel losse spaghettisliertjes zijn al verdwenen en vervangen door een sterke bundel van diensten”, vertelt de Breese bibliothecaris Annemie Arras tevreden op de website van Cultuurconnect.
De totale omschakeling in heel Vlaanderen verloopt tussen nu en 2021 in verschillende zogenaamde migratiegolven. “Het (Limburgse) provinciaal bibliotheeksysteem met 29 bibliotheken heeft een haalbare omvang voor de eerste migratiegolf”, vertelt Johan Mijs. Later dit jaar komen de resterende bibliotheken van Limburg en die van Oost-Vlaanderen aan bod. In 2020 volgen West-Vlaanderen en Brussel en in 2021 tenslotte Vlaams-Brabant en Antwerpen.
De eerste dagen na de lancering controleert men in elke omgeschakelde bibliotheek of alle processen wel correct verlopen en zet men eventuele kleine foutjes uit de conversie recht.
Bibliotheekwebsites
In de aanloop naar het nieuwe systeem werden ook al de websites van de Vlaamse bibliotheken vernieuwd. Links en rechts merkten we echter een melding in verband met problemen bij het gebruik van de zoekfunctie. “De bibliotheekwebsites zijn al gelanceerd voor een 200-tal bibliotheken”, vertelt Lieselot Van Maldeghem van Cultuurconnect hierover. “De bibliotheken van provincie Antwerpen en Oost-Vlaanderen moeten nog even geduld hebben. De lancering van al die nieuwe websites is inderdaad niet vlekkeloos verlopen. De infrastructuur moet stabieler en performanter worden gemaakt vooraleer we de volgende 100 bibliotheken live brengen.” Intussen raken de problemen wel overal opgelost.
In de volgende Limburgse gemeenten check je de komende dagen best vanaf wanneer je opnieuw in de bibliotheek terecht kan:
Alken – Beringen – Bocholt – Borgloon – Gingelom – Halen – Ham – Hamont-Achel – Hasselt – Heers – Herk-de-Stad – Hoeselt – Kortessem – Lanaken – Leopoldsburg – Lommel – Lummen – Maaseik – Oudsbergen (Meeuwen-Gruitrode) – Pelt – Peer – Riemst – Sint-Truiden – Tessenderlo – Tongeren – Voeren – Wellen – Zutendaal.
Enkel op de bibwebsite van Voeren vonden we geen melding terug over een sluiting. Zelf kan je eenvoudig checken op welke dagen jouw lokale openbare bibliotheek sluit voor deze omschakeling. Ga daarvoor gewoon naar gemeente.bibliotheek.be waarbij je de naam van jouw stad of gemeente invult in de plaats van ‘gemeente’ (vb alken.bibliotheek.be).
De nieuwe toekomst van de Vlaamse openbare bibliotheken met het grootste eengemaakte bibliotheeksysteem ter wereld gebeurt de komende dagen dus, in Limburg. Wie zei daar ook alweer dat die Limburgers altijd zo traag zijn? (ds)
